Onboarding en 10Pines

¿Qué es un onboarding?

Es el proceso por el cual una persona ingresa a una empresa y se integra a la misma.

Un poco sobre el origen

Una vez por año, quienes formamos 10Pines organizamos un espacio de reflexión, un retiro, para repensar cómo estamos trabajando a nivel empresa, buscando formas para mejorar, evaluar dónde estamos fallando, entre otras cosas. Dentro de uno de estos espacios, surgió la idea de conformar un grupo interno que tome la responsabilidad sobre el ingreso de las personas.

¿Por qué es necesario tener un grupo de personas que se ocupen del onboarding en 10Pines?

Nuestra cultura es muy distinta a la de la mayoría de las empresas de software. Cuando una persona ingresa a 10Pines, surgen muchas dudas al respecto sobre cómo nos organizamos, cómo se hacen las cosas, etc. Entonces, uno de los objetivos del onboarding es buscar la reducción del choque cultural que se da cuando se ingresa a una empresa que hace las cosas de una forma a la que uno no está acostumbrado.
¿De quién sería la responsabilidad del onboarding, si no existiese ese grupo? ¿Cómo se podrían mejorar los onboardings si cada vez que ingresa alguien, lo hace de la mano de  una persona distinta y, en consecuencia, sin una comunicación activa con quienes protagonizaron los procesos anteriores?

En otras palabras, ¿Cómo hacemos para que los onboardings sean consistentes?

Creemos que es necesaria la existencia de un grupo dedicado a esta tarea, ya que pensamos que es muy importante que alguien tenga responsabilidad sobre el ingreso de las personas. Al ser una empresa autoorganizada, no tenemos un área específica de recursos humanos que se ocupe de esta etapa, por lo que si nadie tomase responsabilidad sobre esto, cada persona viviría un proceso distinto, dependiendo de con quién vaya a trabajar en el proyecto. Podría darse un onboarding muy bueno, o no, dependiendo de muchos factores que no controlamos. Y creemos que eso es algo malo, no es bueno dejar cosas al azar cuando alguien ingresa a un lugar nuevo de trabajo. Es muy fácil que esa persona, al no estar haciendo los onboardings y que no haya una línea  “homogénea”, se pueda olvidar algo. ¿Qué pasa si olvida coordinar para que la persona que ingresa tenga su computadora? No queremos arrancar con el pie izquierdo. Para la persona nueva, eso podría ser una decepción muy grande. Si yo entrase a un trabajo y no tuviera mi computadora, por ejemplo, lo primero que pensaría es que no se preocupan tanto por mí, o no están muy entusiasmados por mi incorporación.

Y si sucediera una situación como lo mencionado, la pregunta en esa situación sería:
¿De quién es la responsabilidad? ¿De la persona que se olvidó? En ese caso, en mi opinión, la responsabilidad no es solo de la persona que se olvidó, sino también de la organización, que no le da la prioridad que requiere el proceso de onboarding. Ésta es la primera impresión dentro de la empresa para la persona ingresante y  pienso que es importantísimo empezar con el pie derecho.

Otra razón que consideramos es la necesidad de que las personas nuevas se sientan bienvenidas e integradas en 10Pines. Otra vez, ¿vamos a dejar esto al azar? Si no hay un proceso organizado, dependerá nuevamente de la suerte: de si quien haga el onboarding se ocupa, o no, de la integración de esa persona con el resto de la pinada. ¿Es su responsabilidad? ¿Cómo se lleva un seguimiento de la integración de la persona? ¿Cómo se puede integrar a una persona?

En una nota más personal, agregaría que no solo quiero que las personas nuevas se sientan bienvenidas e integradas. Quiero que en 10Pines encuentren un lugar donde puedan disfrutar de trabajar, que estén felices trabajando aquí.
Tal vez es demasiado ideal o difícil, pero ese es mi objetivo, y si una persona no se siente integrada o siente que el primer X tiempo está “a prueba” y que no puede preguntar nada, es difícil que no sienta presión y que se sienta cómoda durante ese periodo.

¿Cuándo empieza el onboarding?

¿Empieza el primer día?
¿Cómo sería si, al empezar, no tuvieras computadora para trabajar?
¿No está bueno saber qué va a pasar el día en el que te sumás a una empresa?
La respuesta es que el proceso de onboarding, al menos en nuestro caso, empieza muchísimo antes: desde que la persona acepta la oferta comienza a formar parte de 10Pines. Coordinamos con el equipo que se ocupa del hardware para tener una computadora el día de ingreso, avisamos al resto de la pinada que va a entrar una persona y la fecha en la que lo hará.
Además, mandamos un mail de presentación con el objetivo de contarle de qué se va a tratar su primer día dentro de la empresa, acordamos para que alguien del proyecto la reciba, entre otras actividades.

¿Cómo es nuestro proceso en 10Pines?

En 10Pines, al pasar el proceso de recruiting, una persona ingresa a 10Pines, no a trabajar con X cliente. Es decir, que una persona forme parte de un proyecto determinado es circunstancial; puede estar hoy en uno y, un mes después, en otro. Nuestro foco es que la persona se adapte a 10Pines, y que disfrute de trabajar aquí, en cualquiera de los proyectos que tenemos.
Actualmente, también incorporamos el rol de guía para el ingresante. Bajo esa premisa, el equipo de onboarding asigna a una persona que tome el rol de guía para ayudarlo a integrarse de la mejor forma. Pero, ¿qué pasa cuando entre el guía y la persona no hay relación o la persona no se siente cómoda con su guía? La idea es que tanto quien hace de guía como quien es ingresante puedan decidir que estaría bueno un cambio y, desde onboarding, buscar un nuevo guía.
La responsabilidad de este rol es que vaya siguiendo de cerca cómo se está integrando la persona, buscar formas de que conozca más pines, que quien ingresa le pueda preguntar dudas, entre otras. También nos informa al resto del onboarding sobre cómo viene el proceso de integración.

¿Cómo lo vive la persona ingresante?

En primera instancia, recibirá un mail presentándonos como grupo de onboarding y comentando un poco cómo se desarrollará su primer día, a qué hora lo recibimos, etc.

Cuando una persona entra a 10Pines, no sólo nos preocupamos por el proyecto en el que va a participar, lo cual termina siendo algo secundario, sino que también nos preocupamos para que entienda nuestra cultura: cómo nos organizamos, qué expectativas tenemos, entre otras cosas. El proyecto es algo momentáneo dentro de la vida de un pine, no entra a trabajar para un cliente en específico.
Por ese motivo, el proceso de onboarding representa una gran carga horaria en su primer día. ¿Cómo se compone?
Cuando la persona entra a la oficina, nos presentamos quienes vamos a estar haciendo el onboarding, le damos la bienvenida y su kit correspondiente.

Una vez que nos presentamos, empezamos con el tour por la oficina.
¿Qué objetivos perseguimos?

1. Como dije antes, la persona entra a trabajar a 10Pines, por lo que es bueno que conozca todos nuestros proyectos y a quienes trabajan en cada uno. Podrían ser, además de sus compañeros de trabajo, sus compañeros de equipo en un futuro. ¡Muy posiblemente, interactúe con alguno en algún equipo interno!
2. Conocer a las personas con las cuales estarás interactuando todos los días.
3. Saber cómo nos organizamos en la oficina. ¿Qué se puede hacer? ¿Qué no se puede hacer? ¿Esto que está en la alacena es de alguien o se puede comer? Reglas de convivencia básica que tenemos en dicho espacio.
4. Reducir la “barrera de entrada” de la persona nueva: Cuando una persona entra, en general, se dan charlas en los almuerzos. La idea es que la persona vaya absorbiendo el contexto de 10Pines de a poco.

Luego del tour por la oficina, alguien de la pinada (organizado previamente al ingreso) le explica el manual del pino. Éste es un documento donde se habla de cosas importantes de nuestra cultura, las políticas que tenemos e información que básicamente toda persona que trabaje en 10Pines debería saber, como, por ejemplo, qué es el “Radar”, cuándo hacemos los retiros estratégicos, etc.

Luego de eso, terminada la primera etapa del onboarding, su equipo le dará la bienvenida al proyecto.

¿Llega hasta aquí el onboarding?

La respuesta es no. Hacemos un seguimiento de cómo se va adaptando la persona a 10Pines y a su cultura. Hay personas cuya adaptación resulta más sencilla que otras. Hay otros eventos como, por ejemplo, la charla de cultura, en la que una persona con bastante experiencia en 10Pines, les habla sobre la forma en la que nos organizamos. Durante este tiempo, siempre alguien de onboarding le estará preguntando al ingresante si tiene dudas, cómo se viene sintiendo, entre otras cosas.

Cuando pasa un tiempo, entre uno o dos meses, organizamos una reunión un poco más formal para ver cómo fue el proceso, qué parte le gustó y qué podemos mejorar del mismo. ¿Por qué hacemos esto? Porque creemos que tiene muchas cosas por mejorar y qué mejor forma de saber en qué podemos hacerlo que preguntarles a las personas que lo experimentaron.

¿Cómo se ve afectado por el remotismo un proceso de onboarding?

El hecho de que sea virtual trae muchas incógnitas a cualquier proceso, y en especial a los de onboarding. No hay un manual de cómo hacer un onboarding, ni mucho menos un manual o guía de cómo hacerlo de modo virtual.
La principal pregunta que nos surgía era sobre cómo hacer que alguien nuevo se integre con el resto de la pinada. Las interacciones con los integrantes de su proyecto se iban a dar igual por la naturaleza de los mismo, pero es difícil ser una persona nueva e integrarte remotamente.
En una oficina, es más fácil: las interacciones se dan en muchos momentos, como por ejemplo: almuerzos, ir a la cocina y charlar con alguien que está haciéndose un café, after, entre otras oportunidades.
Decidimos que estaría bueno invertir tiempo tanto del resto de la pinada como de la persona nueva en conocerse. Para esto, buscamos generar espacios donde esto sea posible.
Organizamos almuerzos donde se invita a quienes quieran participar con el objetivo de conocer y socializar, con el fin de generar nuevos lazos entre la persona ingresante y la pinada.
Las actividades salieron bien, pero algo que hay que tener en cuenta es que, ahora que estamos en cuarentena, hay personas que prefieren almorzar con su familia si viven con ella. Es algo que no habíamos pensado en su momento.

A su vez, empezamos a hacer organizamos actividades de team bonding. Dentro de estos espacios, la idea era generar interacciones que busquen que las personas se presenten ante el resto y contar un poco de su vida. Por ejemplo, que nos muestren una foto de algo importante en su vida o que les resulte significativo. A su vez, dentro de este espacio, también buscamos jugar algún juego que nos sirva para conocernos mejor y pasar un buen rato dentro de la situación actual que estamos viviendo. Por ejemplo, juegos de decir una mentira y una verdad, y que el resto tenga que adivinar la verdad, son una buena herramienta para que las personas se sigan conociendo.

También el remotismo nos arrebató la posibilidad de hacer el tour por la oficina, por lo que actualmente estamos haciendo un tour por la oficina virtual usando gather.io.
Gracias a eso, podemos hacer una especie de recorrida por la oficina donde le podemos presentar los equipos que conforman 10Pines y que una persona de cada uno le de la bienvenida y le cuente brevemente de qué se trata cada proyecto con el que trabajamos. Antes de usar esa herramienta, alguien de onboarding presentaba los proyectos, pero, el objetivo del tour no consiste solo en interiorizarse sobre los mismos, sino en conocer a quienes trabajamos en 10Pines, algo que, bajo dicha modalidad de presentación, se estaba perdiendo.