20 Tips para Retrospectivas Remotas ideales

De todas las ceremonias ágiles, la retrospectiva es la que más desafíos presenta al momento de migrar a un entorno virtual. Algo esencial, no solo en equipos distribuidos, sino también en los que debieron cambiar su conducta a causa de la coyuntura pandémica que nos aqueja. Aun antes de esta actualidad, tener las herramientas para equiparar las condiciones presenciales a un entorno remoto era algo que cualquier equipo robusto o adulto debía dominar.

Con esta inquietud en mente, desarrollé un par de charlas detallando extensamente puntos a tomar en cuenta, recomendaciones cuyo éxito he experimentado en los últimos años. Recientemente tuve el orgullo y la posibilidad de participar en el podcast de 10Pines, relatando algunas de ellas. Dicho podcast puede escucharse aquí:

Teniendo en cuenta las particularidades del formato, he decidido listar algunos bulletpoints, que resultan de dicha charla/podcast, de forma resumida con la esperanza de que disparen en el lector comentarios, interrogantes o consultas. Sería genial que se sientan motivados a comentar u opinar sobre las mismas.

Al igual que en mi charla original, decidí dividir las recomendaciones en áreas para acentuar el objetivo común que algunas de ellas persiguen .

Algunas aplican mejor a ciertos tipos de retrospectivas remotas e incluso varias podrían aplicarse a retrospectivas presenciales.

Si sos une principiante en las retrospectivas y te interesan algunos tips sobre cómo enfrentarte a tus primeras retros, no dejes de leer este post donde te cuento algunos datos interesantes basados en experiencias propias.

20 Tips para Retrospectivas Remotas ideales

Participación Igualitaria

• Recordar la Prime Directive al principio de cada retrospectiva
  Si hablamos de igualdad, nada mejor que la Prime directive para sacar las dudas de que todes estamos en el mismo barco y del esfuerzo y la capacidad de cada une de les miembres.
  
  "Independientemente de lo que descubramos, entendemos y creemos verdaderamente que cada uno hizo el mejor trabajo que pudo, dado lo que se sabía en ese momento, sus habilidades y destrezas, los recursos disponibles y la situación en cuestión" (Norman Kerth, 2001)
  

• Recordar la URL del hangout, meet, skype con antelación
  En el medio del día laboral, no está de más recordar los links previamente a la reunión para prevenir retrasos en el comienzo de la reunión de participantes rezagades.
  

• Verificar la comunicación eficiente e ininterrumpida con las personas remotas antes de comenzar
  Al menos al principio, un saludo basta para confirmar las condiciones de audio y video.

• Presentar a les remotes por su nombre une a une
  Principalmente en retrospectivas remotas mixtas, donde hay un grupo de personas presentes y algunes otres participando de forma remota, es importante acentuar la conexión con estos últimos para equilibrar su presencia.
  

• En la segunda etapa, consultar individualmente a cada remoto si finalizó de aportar datos y recorrer claramente uno a uno de los aportes en la misma
  Nuevamente casi exclusivo para las retrospectivas mixtas, con este mismo espíritu de equilibrar la participación, es importante asegurarse que las personas remotas están en el mismo stage dentro del proceso de la retrospectiva que los presentes.

Estructura!!! Estructura!!!

• Establecer y respetar Working Agreements destinados a fortalecer la claridad y estabilidad de la comunicación
  Importantísimo: Acordar reglas específicas de comunicación y respeto por la reunión y les demás integrantes. Algunos ejemplos: Celulares silenciados, levantar la mano para hablar, respetar el tiempo de inicio, etc.
  

• Informar sobre la estructura de la retrospectiva con anterioridad y nuevamente al comenzar la misma
  Las sorpresas no suelen recomendarse en retrospectivas con tiempo limitado ya que van de la mano de retrasos o divagues al momento de, por ejemplo, tratar de participar en actividades imprevistas. Normalmente en retrospectivas de sprints una variación de esta heurística podría limitarse a informar sobre cambios en la estructura con anterioridad.
  

• Respetar estrictamente el horario de comienzo y la duración de las etapas
  No solo para respetar probables asistencias a otras reuniones o tareas. Normalmente la incertidumbre de finalizar una reunión a tiempo hace que se pierda el foco durante dicha reunión.

Visual Cues

• Utilizar Visual Cue Cards para evitar interrupciones en el debate, alertar sobre inconvenientes o votar
  Es muy fácil, principalmente en retrospectivas remotas, pisar los comentarios de los demás, o mantener un cuerpo de debate sin interrupciones, debido a que la comunicación gestual está naturalmente limitada por el medio. Es cuando las visual cues son esenciales para evitar retrasos, para mantener el orden y respetar los hilos de la conversación.

• Esforzarse en la claridad de la información en el pizarrón (post-its, labels, etc.)
  Particularmente en retrospectivas mixtas con participación presencial mayoritaria, suele pasar que nos relajamos y asumimos que toda la comunicación visual llega a todes por igual. Recordar que la capacidad visual no es igualitaria en dichas situaciones.

¡Hey! ¡Acá estoy!

• Los avatares no son personas
  Así como les participantes presenciales deben esforzarse en prevenir el síndrome de participante secundario de les remotes, estos deben esforzarse por reforzar esa igualdad. La comunicación visual es relevante y prioritaria dentro de las posibilidades. Un avatar no provee la interacción de una cámara y, de hecho, hasta puede pasar por irrespetuoso.
  

• Prestar atención a posibles visual cues
  Los presentes (Al menos uno) deben prestar atención a los requerimientos que las personas remotas puedan hacer, por ejemplo, presentando visual cues a la cámara.
  

• Incluso cuando no se requiere un input específico, consultar a los remotos por comentarios, por ejemplo, cuando un debate entre f2f se prolonga
  Promover constantemente la participación igualitaria, principalmente ante la posibilidad de personas cuya asistencia remota acentúe una personalidad introvertida.
  

• Remotos: Utilizar headset!
  

• Remotos: Encontrar un lugar libre de interrupciones o distracciones
  

• Remotos: No multitasking!!! (Ping pong eyes)
  Principalmente en retrospectivas donde todes les miembres están remotos individualmente, es notorio y bastante evidente cuando une de los participantes está haciendo multitasking, usualmente en diferentes pantallas, lo que provoca una desatención (normalmente identificable por el movimiento de sus ojos).

Promover la participación activa

• Romper el hielo con una consulta tipo Round Robin que requiera una respuesta breve
  Es importante darle valor a una introducción para todas las retrospectivas y, más aún, cuando son remotas. Psicológicamente establece una preparación, una suerte de calentamiento para la tarea participativa que comienza.
  

• En cada etapa, siempre comenzar por los remotos
  De nuevo, esto refuerza la participación activa y desalienta la situación de participantes de segunda mano.
  

• Definir un proxy para cada remoto al inicio de la reunión
  ¡Muy importante! Es de increíble ayuda, cuando hay solo un par de integrantes remotos, que estos tengan un ancla particular dentro de la reunión. Comunicarse con todos a la vez es mucho más difícil que hacerlo con uno solo, y este puede prestar atención a un canal de Slack privado, por ejemplo, para llamar la atención al resto de los presentes de que el remoto quiere participar.
  

• En Retrospectivas Remotas Team <-> Team, potenciar el trabajo de facilitadores en ambos lados
  Un puente sobre el agua entre dos puertos y varios caminos que comuniquen cada puerto con casas en la isla es mucho más comunicativo (Y más fácil de construir) que muchos puentes conectando puertos en cada casa.
  

Resumiendo

Pues bien, esto es un resumen de prácticas que me han servido mucho en estos últimos años cuando he tenido que llevar a cabo retrospectivas remotas de distintos tipos. Y por supuesto en estos tiempos cobra mayor importancia. Fijate cuáles te vienen mejor y, si tenés algún comentario, me encantaría tu feedback. Nada está escrito en piedra y todos los procesos pueden evaluarse y adecuarse a las necesidades del equipo. Nunca hay que olvidar uno de los pilares del movimiento ágil: Las personas antes que los procesos.

Buena retro!