7 tips para tu próxima call
Dado el contexto que estamos viviendo, la cantidad de videoconferencias también creció descontroladamente. En este post Gise nos deja 7 tips que podemos aplicar en nuestras reuniones remotas.
Esta situación de cuarentena, que se extiende cada vez más, nos toma por sorpresa.
Si bien en un gran sector de sistemas, y en particular en 10Pines, podemos trabajar desde casa cuanto querramos, nunca viene mal un compendio de tips que nos ayudan a tener reuniones más efectivas y sentir (al menos un poquito menos) la distancia.
Tips
- Prendé la cámara
- Usá headsets
- Muteate cuando no estés hablando
- Conectate unos minutos antes a las reuniones
- Si es importante la reunión, buscate un fallback
- Usá el chat para comentarios secundarios
- Avisá si te encontrás en una situación que puede afectar a la reunión
Prendé la cámara
Sí, puede ser incómodo, pero no es lo mismo hablar con una pantalla negra que con una persona.
Con la cámara prendida incluso hay comunicaciones que no son necesarias hacer, por ejemplo, en una reunión de 20 personas interrumpir con un “enseguida vuelvo”. Nunca parece ser el mejor momento para esto.
Y desde ya que te vas a sentir en la obligación de prestar más atención.
Así que ¡es momento de perder la vergüenza y tomar las reuniones con la cámara prendida! Recordá que la otra persona está en una situación similar a vos.
Usá auriculares con micrófono incorporado
Es muy importante que se nos escuche bien en las reuniones. Por más increíble que sea el micrófono de nuestra computadora además de nuestras voces capta el ruido ambiente.
Hay hardware muy bueno para mantener llamadas de voz en conferencia con buenos resultados, en 10Pines somos fans de la línea Jabra, que realmente en la oficina nos resulta esencial, pero a la hora de estar en casa puede resultar bastante elevado su costo.
Asimismo, por más bueno que resulte el producto unos buenos auriculares si vas a estar solo en la llamada es siempre lo más recomendado.
Cuanto más cerca estés del mic, hay más chances que se te escuche mejor. No es trivial elegir un buen par de auriculares y tampoco es recomendable pasar todo el día con ellos, lo ideal es que puedas lograr un balance y no pases todo el día con personas hablándote en la oreja.
¿Qué auriculares usar?
Depende de tu comodidad. Yo, de hecho, cuando sé que voy a pasar todo el día en conferencias termino haciendo una mezcla de auriculares para no cansarme tanto. Alguno tipo headset cuando sé que necesito prestar mucha atención y además probablemente hablen bajo.
Adicionalmente hice una pequeña inversión en un equipo con buen noise cancelling:
Alguno tipo audífono, estos suelen captar mucho más ruido ambiente y la calidad de sonido es mucho más baja (en especial en los graves). Pero, son mucho más livianos, dan menos calor, aíslan menos y son mucho más económicos.
Alguno bluetooth con soporte para el cuello:
Este modelo si bien me resultó sorprendentemente cómodo y tuve mejores resultados que los que traen el micrófono en el cable, tuve muchos problemas con la conexión bluetooth de mi computadora. Disfruto mucho de mi SO Ubuntu pero no se caracteriza por manejar bien las conexiones bluetooth.
Muteate cuando no estés hablando
No importa el auricular siempre se va a escuchar ruido, la mejor forma de no distraer a la persona hablando es permanecer en mute (Silenciado en algunas plataformas) .
Te recomiendo que aprendas el shortcut para habilitar/deshabilitar el micrófono. De esa forma no perdés tiempo encontrando el botón adecuado.
Conectate unos minutos antes a las reuniones
Como suele pasar, todo lo que pueda fallar va a fallar. Así que conviene prevenir lo más posible ¿cómo? Bueno, tratá de conectarte 5 minutos antes a las reuniones!
La mayoría de los sistemas de conferencias tiene una antesala a la reunión donde podés chequear que el video y lo que refiere al sonido, de esta forma chequeá que esté usando los dispositivos que vos querías.
¿Se te suele pasar el horario? Yo últimamente me genero alarmas automáticas de Slack 5 minutos antes de la reunión con el link donde es la conferencia y una breve descripción, así solo estoy a un click del contexto y probar el sonido. También te recomendaría que siempre entres a las reuniones con el micrófono y cámara apagadas y las enciendas vos manualmente.
Otro tip muy específico para Ubuntu, con algunos clientes de videollamadas como Meet o Zoom, dependiendo el auricular que use no me los muestra como opción en el panel de configuración de la herramienta. Entonces a pesar de tener el headset conectado veo:
Para configurarlo cuando me pasa esto, lo que hago es elegir la opción Default e ir a las settings del sistema:
Ya que estoy ahí siempre testeo el micrófono ¿Cómo? desde ese mismo panel, en el tab Input… sencillamente haciendo un ruido muy bajito cerca del micrófono de mi headset para ver si lo capta:
Si es importante la reunión buscate un fallback
¿Qué significa esto? Como ya dije antes, probablemente las cosas fallen, algo muy habitual es que, por ejemplo, tengas una conexión inestable, haya mucho ruido o no te funcione correctamente el micrófono.
En estas situaciones y si tenés que aportar algo que no estás pudiendo comunicar conviene que se lo puedas pasar por otro medio (como mail, chat, WhatsApp, Telegram, Slack, …) a alguien más para que sea esa persona la que te represente cuando sea tu turno de hablar. Si esto está fijado de antemano, esa persona puede estar más atenta a vos en caso de que tengas algún inconveniente.
En el post de Lalo sobre retrospectivas remotas explica mucho más sobre los beneficios de esta práctica! Si no lo leyeron, realmente se los recomiendo.
Usá el chat para comentarios secundarios
Mientras estás en la reunión pueden surgir comentarios que no son tan urgentes como para interrumpir a la persona hablando, así que recordá que también existe el chat.
Así que la próxima vez que quieras felicitar por la elección de fondo personalizado a tu colega, podés decirselo por el chat de la videoconferencia mientras siguen hablando del tema de la reunión.
Avisá si te encontrás en una situación que puede afectar a la reunión
No te frustres si estando en tu casa la vida cotidiana te sorprende, incluso es preferible aclarar si estás en alguna situación especial que actuar como si no estuviese pasando.
Este consejo vale para todos los días, si estás esperando que te traigan un envío o están haciendo alguna reparación en tu hogar o estás cuidando de alguien más que requiere atención (podría seguir, pero creo que ya se entendió la idea). Es mejor avisar al principio de la reunión y si tienes que ausentarte hacerlo sin dar más explicaciones en el momento.
Es un gran momento para que ejercitemos nuestra empatía.
Tomate la situación lo mejor posible
Son tiempos extraños, pero estamos juntos en esto. Podemos recurrir al sentido del humor para que podamos sobrellevar lo mejor posible estas situaciones!
No sé si alguna vez lo usaron pero este conference call bingo es simplemente increíble:
